ઈન્ડેક્ષની નકલ એટલે સાદી ભાષામાં આપણે તેને અનુક્રમણિકા કહીએ છીએ. આપણે જ્યારે નાના હતા અને ભણતા હતા ત્યારે આપણે ગુજરાતી, અંગ્રેજી, હિન્દીની નિબંધની નોટબુકમાં ઈન્ડેક્ષ બનાવતા હતા જેમાં નિબંધનો અનુક્રમ નંબર, નિબંધ લખ્યાની તારીખ, નિબંધનું નામ, નિબંધના મળેલ માર્કસ, શિક્ષકની સહી… વિગેરે પ્રથમ પાને આવતું હતું. અહીં જે ઈન્ડેક્ષની વાત છે તે આ અનુક્રમણિકા સબરજીસ્ટ્રાર સાહેબની ઈન્ડેક્ષ છે અને સબરજીસ્ટ્રાર સાહેબનું કામ છે રોજે રોજ થતા દસ્તાવેજની નોંધણી કરવાનું અને દરેક દસ્તાવેજ નોંધીને તેની અનુક્રમણિકા તેમના ચોપડામાં નોંધવાનું.

સબરજીસ્ટ્રાર, તેની ઈન્ડેક્ષમાં દસ્તાવેજોનો અનુક્રમ નંબર, દસ્તાવેજ કરનાર તથા કરાવનાર પાર્ટીનું નામ જે મિલ્કતના દસ્તાવેજોની નોંધણી થયેલ છે તેનું વર્ણન, સર્વે નંબર, બ્લોક નંબર, ગામનું નામ, સીટી સર્વે નંબર, વોર્ડ નંબર, મિલકતનું ક્ષેત્રફળ, મિલકતની દસ્તાવેજી કિંમત વિગેરેની નોંધ તેમા રાખે છે. આમ આખા વર્ષ દરમ્યાન સબરજીસ્ટ્રાર જેટલા દસ્તાવેજોની નોંધણી કરે છે તે દરેકની માહિતી તેમના રજીસ્ટ્રરમાં ઈન્ડેક્ષ રૂપે લખે છે. જેમ ભણતરનું વર્ષ જુન થી મે, ઈન્કમટેક્ષનું વર્ષ એપ્રિલ થી માર્ચ તેમ સબરજીસ્ટ્રારનું વર્ષ જાન્યુઆરી થી ડિસેમ્બર સુધીનું હોય છે. એટલે કે સબરજીસ્ટ્રરના વર્ષનો પહેલો અનુક્રમ નંબર ૧લી જાન્યુઆરીએ સવારે ૧૦ઃ૩૦ કલાકે થી શરૂ થાય છે અને અંતિમ અનુક્રમ નંબર ૩૧મી ડિસેમ્બર સાંજે ૦૫ઃ૩૦ કલાકે પતે છે.

દા.ત.

તા ૧/૧/૨૦૧૩ અનુક્રમ નંબર ૧ સવારે ૧૦:૩૦ …..કલાકે.

તા ૩૧/૧૨/૨૦૧૩ અનુક્રમ નંબર છેલ્લો (જે હોય …..તે) સાંજે ૫):૩૦ કલાકે

અમદાવાદ શહેરનો વિસ્તાર ઘણો મોટો હોય તેના દસ્તાવેજની નોંધણી કરવા માટે ઘણા બધા સબરજીસ્ટ્રારોની નિમણુંક કરેલ છે. એક સબરજીસ્ટ્રાર પાસે ૮ થી ૧૦ ગામડા / વિસ્તારના દસ્તાવેજોની નોંધણી કરવાની હોય આખા દિવસ દરમિયાન નોંધાયેલ અલગ અલગ વિસ્તારના દસ્તાવેજોને દિવસને છેડે કે બીજે દિવસે તેને ગામવાઈઝ/ વિસ્તારવાઈઝ અલગ-અલગ તારવીને તેની અલગ નોંધ રાખવામાં આવે છે.

આજથી ૧૦-૧૫ વર્ષ પહેલા દસ્તાવેજ લોકલ રજીસ્ટ્રર્ડ થયા પછી નોંધણી માટે ગાંધીનગર જતા હતા અને ગાંધીનગરથી તે ૨,૫ કે ૭ અને ઘણી વખત ૧૦ વર્ષ સુધી પરત આવતા જ ન હતા. આવા સંજોગોમાં દસ્તાવેજ થયા પછી તરત જ પાર્ટી પાસે માલિકીનો કોઈ આધારી પુરાવો રહેતો જ ન હતો. તેવા સંજોગોમાં મુળ દસ્તાવેજની અવેજીમાં પાર્ટીએ જે તે મિલકત ખરીદી છે કે કેમ? તેના પુરાવ રૂપે સબરજીસ્ટ્રાર તરફથી ઈન્ડેક્ષની નકલનું પ્રમાણપત્ર સહી સિક્કા કરીને આપવામાં આવતું હતું.

આમ ભુતકાળમાં ઈન્ડેક્ષની નકલની ખુબ જ અગત્યતા રહેતી હતી કારણ કે સરકારી દફતરે નામ ટ્રાન્સફરની વિધિ ખુબ જ સમય માંગી લેતી હોય, તે વખતે ઈન્ડેક્ષની નકલને જ માલિકીનો પુરાવો માન્ય રાખવામાં આવતો હતો. પ્લાન મુકવા માટે, વેરાબીલમાં નામ ટ્રાન્સફર માટે, લાઈટબીલમાં, ગેસબીલમાં નામ ટ્રાન્સફર માટે કે બેંકની લોન લેવા માટે પણ ઈન્ડેક્ષની નકલ માલિકીના પુરાવા રૂપે માન્ય રખાતી હતી.

હાલના સંજોગોમાં હવે દસ્તાવેજોની નોંધણી થયા પછી આપણને તરત જ એટલે કે તે જ દિવસે કે એકાદ-બે દિવસમાં ઓરીજીનલ દસ્તાવેજ મળી જવાથી આપણે હવે માલિકીના પુરાવા તરીકે દસ્તાવેજની નકલ રજુ કરી શકીએ છીએ અને વધારાના પુરાવા તરીકે ઈન્ડેક્ષની નકલ રજુ કરીએ છીએ.

ઈન્ડેક્ષની નકલ એટલે મિલકતની નોંધણીનું પ્રમાણપત્ર કોઈપણ મિલકતનો સબરજીસ્ટ્રાર દફતરે દસ્તાવેજ બે પાર્ટી વચ્ચે નોંધાયો હોય અને તેની નકલ જ્યારે પણ જોઈતી હોય ત્યારે જે તે નંબરે મળી શકે છે. પરંતુ ત્યારબાદ સમય વિતતા તે જ મિલકત ફરીથી ત્રીજી વ્યકિતને વેચાય ત્યારે તેનો અનુક્રમ નંબર / વર્ષ બદલાય છે એનાથી એવું ફલિત થાય છે કે ઈન્ડેક્ષની નકલમાં ખરીદનાર પાર્ટી કાયમી ધોરણે જે તે મિલકતનો માલિક ન પણ હોઈ શકે. કારણ કે ત્યાર બાદ તેણે મિલકત અન્યને વેચી પણ દીધી હોઈ શકે છે મિલકતનો લેટેસ્ટ માલિક કોણ છે? તે જાણવા માટે સરકારી દફતરનો રેકોર્ડ (૭/૧૨ અથવા પ્રોપર્ટીકાર્ડ), સબરજીસ્ટ્રારના દફતરે લેટેસ્ટ સર્ચ (શોધ), અથવા પેપરમાં જાહેર નોટીસથી જાણકારી મેળવી શકાય છે.

સબરજીસ્ટ્રાર ઓફિસમાં સર્ચ એટલે કે શોધથી જે તે મિલકતનો છેલ્લો દસ્તાવેજ કયારે થયો છે? કયાં નંબરથી થયો છે? અને છેલ્લામાં છેલ્લો માલિક કોણ છે? તે જાણી શકાય છે. જ્યારે કોમ્પ્યુટર સીસ્ટમ ન હતી ત્યારે મેન્યુઅલી સદરહુ રેકોર્ડ શોધવો પડતો હતો અને તે સમય માંગી લે તેવું કામ હતું પરંતુ હવે કોમ્પ્યટરરાઈઝ્‌ડ થઈ જવાથી સહેલાઈથી તરત જ માહિતી પ્રાપ્ત થઈ શકે છે.

જેઓ વિદેશમાં વસતા હોય જેઓએ પોતાની મિલકતનો પાવર ઓફ એટર્ની આપેલો હોય, જેઓની પ્રોપર્ટી ડીસ્પ્યુટમાં હોય, જેઓને પોતાના અંગત માણસોથી જ દગો-ફટકો થવાની દહેશત હોય તેઓએ દર ૬ માસે પોતાની પ્રોપર્ટી બાબતે શોધ કરાવતા રહેવું અને ખાતરી કરી લેવી કે પોતાની જાણ બહાર મિલકત વેચાઈ તો નથી ગઈને? કારણ કે બોગસ રીતે વેચાણ થઈ ગયાની જાણ ઘણા વર્ષો પછી ખબર પડે ત્યારે જે તે મિલકત ઘણા બધા હાથોમાં ફરી ગઈ હોય, તેમાં ફેરફાર થઈ ગયો હોય, બાંધકામ થઈ ગયું હોય, કબજા ફેરફાર થઈ ગયા હોય તેવા સંજોગોમાં સદરહુ મિલકત પોતાના હસ્તગત કરવું ખુબ જ અઘરૂં થઈ પડે છે અને કોર્ટ કેસો, દાવા, તકરારી મેટરમાં સંડોવાવું પડે છે.

દસ્તાવેજની નોંધણી થઈ ગયા બાદ તેના ઉપર સબરજીસ્ટ્રારના નોંધણીના દરેક પાને સિક્કા લગાડવામાં આવે છે. જેની જાણકારી મહિતી નીચે મુજબ છે ધારોકે દસ્તાવેજ ઉપરના પાનાં પર નીચે મુજબનો સિક્કો છે.

પ્રથમ લીટીથી માલુમ પડે છે કે તે દસ્તાવેજ સુરતનો છે. (જાપ્ત્‌-જોચિ) અને સબરજીસ્ટ્રાર નંબર-૩માં નોંધાયેલો છે. અને સદરહુ સબરજીસ્ટ્રાર સાહેબની ઓળખ નવાગામના સબરજીસ્ટ્રાર તરીકેની છે જેનું ટુંકુ રૂપ શ્ફળ છે. બીજી લીટીમાં પ્રથમ આંકડો એ દસ્તાવેજની જે તે વર્ષની નોંધણીનો અનુક્રમ નંબર છે. એટલે કે વર્ષ ૨૦૧૩માં જ્યારે આ દસ્તાવેજ નોંધાયો ત્યારે તેનો અનુક્રમ નંબર ૨૨૨૨૨ હતો અને ૧૨/૨૨ નો મતલબ છે તમે જે પાનું જોઈ રહ્યા છો તેનો પાના નંબર ૧૨ છે અને આ દસ્તાવેજોમાં કુલ ૨૨ પાના છે. આખા દસ્તાવેજમાંથી કોઈ પાનું ગાયબ થાય તો તે પકડી શકાય છે અથવા તેની આપણને જાણકારી થઈ શકે છે અને છેલ્લે ૨૦૧૩ લખેલ છે તેનો મતલબ સદરહુ દસ્તાવેજ ૨૦૧૩ના વર્ષમાં થયેલ છે.

ખાસ નોંધઃ

ઈન્ડેક્ષની નકલના નમુનાની એક કમ્પ્યુટ્‌રાઈઝડ નકલ નીચે મુજબ આપવામાં આવેલ છે. અને આ નકલનો દુરઉપયોગ ન થાય તે માટે વિગતો બદલાવીને રજુ કરેલ છે.

Property Knowledge by Autoscale.